Os Serviços de Organização de Documentos e Arquivos consiste em Acondicionar e Catalogar seu acervo documental utilizando normas e técnicas através de metodologias difundidas a partir dos conceitos e teorias da Arquivologia, Biblioteconomia e Ciência da Informação, em conjunto com as facilidades da Tecnologia da Informação.
É indicado para qualquer empresa ou entidade que possua grande quantidade de documentos e que estejam gastando muito tempo para localizá-los.
Ao Diagnosticar a necessidade do Cliente, a ARQMEGA indica quais de nossos serviços são fundamentais para seu arquivo, desenvolvendo uma gestão que padronize os métodos de arquivamento otimizando os espaços físicos, reduzindo os custos com a administração e manutenção do acervo, dando comodidade e agilidade nas consultas e pesquisas, além de segurança e preservação da documentação.
A Organização de Documentos torna muito mais fácil e prático o controle e o rastreamento dos seus arquivos, garantindo que todos os documentos correspondentes a um fluxo de negócio estejam devidamente organizados e com fácil localização, sabendo quais documentos ainda não se encontram no acervo, antecipando e evitando, desta forma, para fins de possíveis riscos de auditorias e fiscalizações.
Para terceirizar os Serviços de Organização de Documentos e Arquivos, não importa o segmento ou o tamanho da sua empresa, a ARQMEGA desenvolve projetos conforme a sua necessidade.
Organização de Arquivos – principais benefícios:
* Organização física padronizada
* Garantia de acesso rápido e eficiente à informação
* Aumento na produtividade e rapidez nos processos e tomadas de decisões
* Padronização dos métodos de arquivamento
* Sigilo das informações, segurança e preservação da documentação
* Eliminação dos documentos duplicados ou desnecessários e redução da massa documental
* Redução de custos com espaço físico e manutenção do acervo
Etapas dos serviços de organização de documentos, de arquivos e acervos bibliográficos:
DIAGNÓSTICO E INVENTÁRIO FÍSICO
É realizado em todos os níveis organizacionais do cliente para identificar o universo da documentação existente com entrevistas dos usuários das áreas, departamentos, setores, responsáveis pelos documentos e seu fluxo. Nessa etapa são identificadas, listadas e analisadas informações, tais como, títulos documentais originados em cada área, finalidade do documento e número de vias com os respectivos fluxos internos, indexação, etc.
INDEXAÇÃO
Indexação dos documentos ou imagens em sistemas de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) ou outro a ser definido em conformidade com o cliente, com campos pesquisáveis. A indexação da massa documental é executada em conformidade com as especificações definidas em escopo final de projeto.
CATALOGAÇÃO
Catalogar um documento é fazer a sua descrição e definir os elementos necessários e suficientes para a correta identificação, uniformizando os procedimentos usados associados a um documento com a finalidade de uma fácil identificação e recuperação.
ELABORAÇÃO DO CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO
O código de classificação de documentos de arquivo é um instrumento de trabalho utilizado nos arquivos para classificar todo e qualquer documento produzido e recebido pelo CLIENTE no exercício de suas atividades. É um conjunto de instruções que servirão de base para as diversas áreas do CLIENTE, que juntamente com a tabela de temporalidade documental nortearão o processo de tratamento da documentação consoante a política estabelecida. O Código de Classificação de Documentos de Arquivo é elaborado de acordo com a Resolução do CONARQ n. 14, de 21/10/2001.
Os documentos são selecionados para a organização através da elaboração de um plano de classificação documental.
TROCA DE SUPORTE E IDENTIFICAÇÃO VISUAL
É feita a troca dos suportes onde são acondicionados os documentos, podendo ser de diferentes tipos, conforme a necessidade de cada empresa, sendo elas, caixas box, pastas pendulares, pastas a/z, pastas suspensas, sacos plásticos, envelopes, pastas prontuário, etc..
A identificação visual é a descrição das informações contidas em um suporte específico, podendo ser aparente, onde fica visível ou internamente, nas partes internas dos documentos, podendo ser em forma de adesivos de papel ou sintético, visores de pastas ou de arquivos e estantes, etc.
TABELA DE TEMPORALIDADE DOCUMENTAL - TTD
A tabela de temporalidade documental é um instrumento arquivístico resultante da avaliação que tem por objetivo definir prazos de guarda e destinação de documentos, com vistas a garantir o acesso à informação.
Para a elaboração da tabela de temporalidade deve-se ter pleno conhecimento da estrutura e funcionamento do cliente, através de entrevistas com os funcionários para o levantamento dos dados relativos às funções e atividades desenvolvidas nas áreas específicas.
Outro ponto fundamental é a formatação da tabela de temporalidade de documentos, tendo como base os assuntos do código de classificação e também sugestões de prazos de guarda, transferência, eliminação ou recolhimento de documentos.
É necessária a tabela de temporalidade documental para saber o que vai ser convertido em meio digital ou expurgado, uma vez que a mesma evidenciará os documentos que possui alta ou moderada frequência de consulta e, portanto, deverão ser convertidos para meio digital. O gerenciamento do que deve ou não ser mantido fisicamente no acervo contribui também para a eficácia do processo de eliminação de arquivos inativos.
ELABORAÇÃO DE NORMAS E PROCEDIMENTOS
Elaboração de normas e procedimentos padronizados para manutenção e garantia de continuidade dos Serviços prestados.
EXPURGO OU ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS PRESCRITOS OU SEM VALOR
Expurgo é a eliminação/destruição segura dos documentos. O processo de expurgo de documentos prescritos é realizado seguindo os prazos definidos conforme a tabela de temporalidade documental.
TREINAMENTO TÉCNICO
O objetivo dos treinamentos visa à conscientização e capacitação dos profissionais do cliente que irão manusear a documentação pós-organizada, bem como dar continuidade ao processo de gestão documental implantada.
DISPONIBILIZAÇÃO DE MÃO DE OBRA ESPECIALIZADA
Disponibilização de mão de obra treinada e capacitada para gerenciamento, manutenção de centros de informação, documentação e de conhecimento.
ALGUMAS ESPECIALIDADES:
Organização de Documentos, arquivos e pastas:
* Contábil
* Financeiro
* Administrativo
* Departamento de Pessoal
* Fiscais
* Empresariais
* Imobiliário
* Memória e Históricos
* Pessoais
* RH – Recursos Humanos
* Securitização
* Farmacêutico
* Públicos e Privados
* Prontuários de RH – Recursos Humanos
* Prontuários Médicos
* Prontuários de Alunos ou Escolares
* Bibliotecas e Acervos Bibliográficos
* Mapotecas
* Organização de mídias eletrônicas, arquivos digitalizados e/ou digitais em PDF, JPEG, PNG, TXT, DOC, XLS, PPT dentre outros
* Processos Judiciais ou Jurídicos das Áreas: (Trabalhista, Penal, Tributário, Contencioso, Administrativo, Assessoria, Planejamento, Contencioso Judicial, Cível, Aduaneiro, Comercial, Societário, Eleitoral, Contratual, Imobiliário).
