O Serviço de Higienização de Documentação consiste na limpeza mecânica de documentos, quer sejam eles documentos soltos, encadernados, etc... Em alguns casos as instituições aproveitam para limpar a sua documentação antes de uma Digitalização.
Estes serviços geralmente são contratados para a limpeza de grandes quantidades de documentação, ou então porque a documentação a higienizar está em mau estado de conservação ou porque é de grande importância histórica. Em qualquer uma das situações, o cliente ficará sempre a ganhar porque vê o serviço ser executado de maneira excelente e com os devidos cuidados necessários.
A higienização dos documentos é feita obedecendo aos padrões necessários para eliminação de poeira, fungos e insetos. Nesse processo é feito: planificação, retirada de clipes / grampos, elásticos, fitas adesivas e qualquer material que não faça parte dos documentos e que possam prejudicar o processo de armazenagem, preservação. Esta etapa também terá como finalidade facilitar a preparação para o processo de digitalização e indexação do acervo.
Todos os procedimentos realizados na higienização do acervo, como também todo o material utilizado, devem estar de acordo com as normas de conservação e preservação, onde são utilizados materiais, equipamentos e instrumentos apropriados como pincéis, trinchas e brochas bem macias; tecido de algodão puro e macio; borracha TK; cadarço de algodão; escova Juba para limpeza de sujidades em caixas e pastas; papéis brancos para forrar as mesas; aspiradores a base de água ou com filtros HEPA para evitar dispersão de sujidade, carrinhos para transporte de material bibliográfico, etc
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